Gérer les walk-ins et les réservations sur un seul plan de salle

La porte et le carnet tirent chacun de leur côté. Gardez des tables pour vos réservations et les clients sans réservation attendent pendant que des places restent vides. Asseyez chaque client qui entre et vos réservations de 20 h arrivent dans une salle pleine, sans endroit où aller.

La plupart des soirs, l'hôte règle cette tension dans sa tête, table par table, avec un carnet papier et une intuition. Les chercheurs qui étudient les réservations en restauration décrivent le coût d'équilibrer les walk-ins avec les engagements déjà pris.

Mettez toute la salle sur un seul plan

TurboResto affiche les réservations et les walk-ins sur le même plan de salle, avec l'heure attachée à chacun. Vous voyez quelles tables sont sur le point de tourner, lesquelles sont réservées à 20 h, et où un walk-in peut s'insérer entre les deux.

• Il montre le temps libre avant la prochaine réservation, pour que vous puissiez asseoir un walk-in et libérer la table à temps.
• Il garde seulement les tables dont vous avez vraiment besoin pour les réservations, au lieu de geler une section au cas où.
• Il fait avancer la file à la porte sans mettre une table réservée en danger.

Remplissez les trous sans la peur

Les hôtes gardent trop de tables par peur. Ils préfèrent laisser une table vide plutôt que de donner la place d'une réservation. Quand vous voyez les heures, cette peur disparaît. Vous asseyez le walk-in dans les 90 minutes avant la réservation, vous faites tourner la table, et le client qui a réservé trouve quand même une place prête.

Plus de walk-ins assis. Aucune réservation déplacée. Un hôte qui travaille la salle au lieu de faire des calculs.

Trouvez le trou avant d'asseoir

La grille chronologique met chaque table sur une ligne avec ses réservations. Passez la souris sur une plage et les périodes libres s'allument. Vous voyez d'un coup d'œil que la table 12 est libre pour les 90 prochaines minutes avant sa réservation de 20 h 15. Placez-y le walk-in et vous venez de faire tourner une table que vous auriez laissée vide.

Si vous essayez d'asseoir un walk-in à une table dont la réservation approche, TurboResto vous montre le conflit et propose de l'asseoir après, ou vous choisissez la prochaine table vraiment libre. Il calcule aussi la première heure où chaque table sera libre et propre, pour que vous puissiez annoncer un temps d'attente sans deviner.

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Sources

• Alexandrov et Lariviere (Kellogg School of Management, Northwestern University), « Are Reservations Recommended? » : le coût d'équilibrer les walk-ins et les engagements envers les réservations. https://www.kellogg.northwestern.edu/faculty/lariviere/research/Reservations.pdf